応募したバイト先から「面接に来てください」という連絡をうけるのはとてもうれしいこと。

しかし浮かれてばかりはいられません。気を引き締めて採用を勝ち取りたいものです。


メールは対応の仕方や文面から、人柄やマナーがわかってしまうものですから、よい印象を与えられるように、メールのマナーを確認しておきましょう。



応募したアルバイトの「面接候補日」は複数記載して



先方から面接希望日を聞かれたら、第3希望ぐらいまで候補を出すようにしてください。


1つしか候補を出さないと、「相手の都合を配慮できない人」という印象を与えかねません。

また、各日程の時間帯もできるだけ幅広く提示すると調整がスムーズに進みます。


第一希望:4月5日(水)16時以降
第二希望:4月8日(土)14時~17時まで
第三希望:4月11日(月)~13日(水)10時~12時まで

上記のように、箇条書きにしてください。

曜日も記したほうが親切ですが、くれぐれも日付と曜日に間違いがないかをチェックしておきましょう。



メール返信時は「件名」に留意! バイト応募者であることも明記



会社で働く人は、日々何十通、何百通ものメールを受け取ります。

面接担当者が、「メールを見落としてしまう」ということも考えられます。

できるだけスムーズに面接日程が確約できるよう、メールの件名も工夫しましょう。


件名例:【面接希望日のご連絡】 ホール担当希望:堂茂静香(静岡学院大学2年生)

上記のようにしておけば、たくさんのメールがあっても「面接に関するメールだな」ということが一目瞭然ですし、複数の候補者がいる場合、誰からの返信なのかもすぐにわかります。

また、職種が複数ある場合は職種ごとに担当者が違うこともありますので、希望職種も書いておくと親切です。


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メール返信時は丁寧かつ簡潔に



メールの書き出しは会社名、担当者の肩書き、担当者氏名フルネームの順で書きだします。

内容は簡潔に、情報の部分は文章ではなく箇条書きにするとシンプルで読みやすくなります。

また、最後は自分の名前と連絡先を記しておきましょう。以下にメールの例文を記載しますので参考にしてください。


【アルバイトの面接希望日をメールで伝える場合のメール例】

DOMO株式会社 net事業部
採用担当 坂口花子様

お世話になります。静岡学院大学2年生の堂茂静香です。
このたびは面接の機会をいただき、ありがとうございます。
以下の通り、面接希望補日を挙げさせていただきます。

●面接希望日
第一希望:4月5日(水)16時以降
第二希望:4月8日(土)14時~17時まで
第三希望:4月11日(月)~13日(水)10時~12時まで

お手数をおかけいたしますが、ご調整のほどよろしくお願いいたします。

堂茂静香
090-1111-1111
shizuka.domo@sample.xxx

【アルバイトの面接日時をメールで承諾する場合のメール例】

DOMO株式会社 net事業部
採用担当 坂口花子様

ご連絡ありがとうございます。静岡学院大学2年生の堂茂静香です。
ご指定の通り、4月6日(月)の15時の面接にお伺いいたします。
筆記用具の他に持ち物がありましたらご教示くださいませ。
どうぞよろしくお願いいたします。

堂茂静香
090-1111-1111
shizuka.domo@sample.xxx

【アルバイトの面接再調整を依頼する場合のメール例】

DOMO株式会社 net事業部
採用担当 坂口花子様

ご連絡ありがとうございます。静岡学院大学2年生の堂茂静香です。
大変申し訳ありませんが、4月6日(月)15時の都合がつかず、他の日程でご相談できれば幸いです。

私の都合がつく日程は以下の通りです。

●面接希望日
第一希望:4月5日(水)16時以降
第二希望:4月8日(土)14時~17時まで
第三希望:4月11日(月)~13日(水)10時~12時まで

お手数をおかけいたしますが、再度ご検討いただけますようお願いいたします。

堂茂静香
090-1111-1111
shizuka.domo@sample.xxx

【アルバイトの面接を辞退する場合のメール例】

DOMO株式会社 net事業部
採用担当 坂口花子様

お世話になります。静岡学院大学2年生の堂茂静香です。

貴社のバイト面接をお願いしていたのですが、このたび家庭の事情でバイトができなくなってしまいました。
大変残念ではありますが、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げます。

貴重なお時間を頂戴してしまい、誠に申し訳ございませんでした。
またの機会がございましたら、どうぞよろしくお願い申し上げます。

090-1111-1111
shizuka.domo@sample.xxx

【アルバイト面接前に質問したいことがある場合のメール例】

DOMO株式会社 net事業部
採用担当 坂口花子様

お世話になります。静岡学院大学2年生の堂茂静香です。
4月6日(月)15時に面接にお伺いすることになっておりますが、面接に伺う前に確認させていただきたいことがあり、ご連絡いたします。

勤務時間についてですが、募集記事には「シフト:9時~24時」とありました。
最終電車の時間を考えますと、バイト先を22時に出なければ帰宅することができませんため、22時までしかシフトに入れません。それでも大丈夫でしょうか。
ご教示いただけますと幸いです。

堂茂静香
090-1111-1111
shizuka.domo@sample.xxx

【アルバイトの不採用メールへの返信例】

DOMO株式会社 net事業部
採用担当 坂口花子様

お世話になります。静岡学院大学2年生の堂茂静香です。
面接結果のご連絡をいただき、ありがとうございました。

大変残念ではありますが、この度はお忙しい中面接の機会をいただき、感謝申し上げます。
またの機会がありましたら、どうぞよろしくお願いいたします。

堂茂静香
090-1111-1111
shizuka.domo@sample.xxx


メール送信前に再確認をするクセをつけて



面接のメールを送るときは、自分のスケジュールが本当に空いているかどうか、記載した日付と曜日に間違いがないか、相手の名前を間違って書いていないか(漢字にも注意)など、メール送信ボタンを押す前に重々確認してください。



バイトでも知っておきたいメール返信時のプチテクニック




メール送信・返信時のマナーをいくつかご紹介いたします。


1.メール本文では適切に「改行」を入れる

メールはスマホから返信をすることも多いと思いますが、企業ではパソコンを使ってメールチェックをすることがほとんどです。


スマホで読むときは改行が少ないほうが読みやすいのですが、パソコンだと一行が長すぎると読みづらくなってしまいます。

相手がパソコンを使っていることを想定し、読みやすくなるよう、適宜改行を入れましょう。


2.返信2回目からは件名を変えず、元のメール文を履歴として残す

パソコンメールでは、「件名」を変えると過去のやりとりが見づらくなることがあります。

最初はわかりやすい件名を工夫することが必要ですが、2回目からは一連のやりとりが見返しやすいよう、件名を変更せず、過去の履歴をのこしたままやり取りすると担当者としては仕事がしやすいでしょう。


また、元の文章もずっと残しておけば、過去の会話にさかのぼって確認しやすいので便利です。


3.メールでCCがついている場合は「全員返信」で送る

メールの「CC」とは「カーボン・コピー(複写)」という意味で、同じメールを関係者にも送付する時に使う機能です。


CCに誰かのメールアドレスが入っている場合、送信者はCCに入っている人たちにも情報を共有したいと考えています。そのため、メールを返信する時は「全員に返信する」という箇所をクリックして送るようにしてください。

「返信する」で送ってしまうと、宛先(TO)の人だけに返事が届き、関係者(CC)には届きません。


4 . 深夜・早朝、休業日のメールはなるべく避ける

電話と違い、メールは何時に送っても相手の邪魔にはなりませんが、「企業の営業時間内に送るのが常識」と考える人が多いのも事実。

平日の9時~20時ぐらいの時間帯で送信しておけば、「非常識な人」と思われる心配もありません。


どうしても早朝や深夜に送らざるを得ない場合は、メールの冒頭で「深夜/早朝のご連絡となり申し訳ございません」と一言お詫び文を添えるとよいでしょう。


なお、メールについている「送信予約機能」という機能を利用すれば、送信忘れなども防げます。


5. メールの受信チェックは定期的に。通知機能もオンにして

普段の生活でメールをあまり使わない人は、メールの受信箱を毎日1度はチェックする癖をつけてください。メールが来たら通知マークを表示するなど、工夫をするとよいでしょう。



メールのマナーは時代と共に変わります。


メールマナーは「こうでないとだめ」という絶対的なものはありません。

個人の感覚によって若干異なる部分がありますので、やり取りが長く続くようであれば、相手のやり方に合わせるとよいでしょう。


もし相手が「常に件名を変更する」「過去の履歴を消している」「全く改行していない」というような場合は、一般的なマナーにとらわれず、相手のやり方に合わせるというのも一つの方法です。


マナーとは「相手のことを考える」ということ。型にとらわれず、「本当のマナー」を意識していきたいものですね。


2018年11月21日公開/2023年3月21日更新


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<ライター>

坂口弥生(さかぐち・やよい)
外資系企業、IT企業、ベンチャー企業などにおいて、採用・研修から人事制度設計まで、約10年にわたる人事全般のキャリアをもつ。現在はWEB系の会社を経営するかたわら、スペインにある学費が15万円/年~の公立大学や、1週間から留学可能な語学学校の紹介をするなど、子どもから大人までの学習支援を行っている。

WEB事業 :https://dy-planning.net/
留学サポート Go Global:https://go-global.info/


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