面接のたびに履歴書を作るのは大変な作業…。
履歴書を使い回したりコピーしたりすれば楽にはなりますが、面接での印象が悪くなる上に、法律違反になる可能性も。

今回は履歴書を使い回してはいけない理由や、履歴書をパソコンで作成する際の注意点を解説します。

履歴書のコピーや使い回しはNG！

短期間で採用を勝ち取るために、複数の面接を並行して進めることはよくあること。
その時に時間がかかってしまうことの一つが、履歴書の作成です。

同じ内容の履歴書を何枚も手書きすることは、疲れますし時間もかかりますから、完成した履歴書をコピーして、使い回したくなることもあるかもしれません。

しかし、履歴書のコピーを使い回すのはマナー違反。
不採用になる可能性がありますので、面接ごとに応募先企業に向けた履歴書をきちんと作成するようにしましょう。

履歴書の使い回しやコピーがダメな理由とは

まずは、履歴書のコピーや使い回しがダメな理由を解説します。

１．履歴書のコピーはバレる＆手抜きしている印象に

「コピーしてもバレないだろう」と思う人もいるかもしれませんが、面接官が手に取れば、黒ペンで書かれたものではなく、コピーであることはすぐにわかるものです。

コピーであることがバレれば、「やる気がない」「真剣ではない」「一般常識がない」と思われても仕方がありません。
そのため、履歴書を使い回した場合には、書類選考で不採用になる可能性が高いことを覚えておきましょう。

２．志望動機や自己PRは受ける会社ごとに違うはず

例えば、カフェのバイトと家庭教師のバイトでは、志望動機もアピールすべきポイントも異なるはずです。
しかし、コピーを使い回すとなると、どんな業種にも当てはまるような言葉しか書けませんから、面接官の心をつかむことはできません。

「志望動機」と「自己PR」だけを空白で残してコピーするという手もありますが、印刷された文字と手書きした文字の質感が異なることから、コピーであることが一目でわかってしまいます。

採用担当者は何人もの人と面接で会い、やる気や熱意があるかを見ています。

アピールポイントや志望動機は重要な判断基準ですから、ここで自分の思いを伝えられないというのも、もったいないことです。

３．市販履歴書のコピーは著作権・商標権に違反する

市販されている履歴書は、そのもの自体に著作権や商標権があります。
白紙の状態で何枚もコピーして使うことは法律違反にあたりますので、市販の履歴書はそもそも、コピーすることができません。

もちろん、内容を書き入れた後でコピーすることも同様に、違反となります。

履歴書作成を時短するには「パソコン作成」が一番！

履歴書のコピーや使い回しはマナー違反ですが、企業側から「履歴書は直筆のみ」と指定がある場合は別として、履歴書をパソコンで作成するのは問題ありません。

新卒採用などの場合は、手書きを推奨する採用担当者もまだ存在するようですが、「直筆のみ」と特筆がない場合、手書きが理由で不採用になることはないでしょう。

・パソコンで作成するメリット

近年ではパソコンで履歴書を作成することが一般的になりました。
パソコンスキルがあることをアピールできますし、採用担当者からは「手書き文字よりも読みやすくてよい」という声も聞かれます。

何よりもうれしいのが複製可能であること。
Ａ社のために作った履歴書を複製し、必要な部分だけＢ社用に書き換えるということができるため、手間も時間も省けます。
これはマナー違反には当たりません。

・手書きで作成するメリット

とはいえ、自筆の文字からは人柄が感じられますし、時間をかけて手書きをしたという事実は「熱意」としてプラスポイントになることもあるでしょう。
他の候補者が皆、パソコンで履歴書を作っていれば、「手書きである」というだけで目立つこともあります。

手書きの履歴書は、プラスになることはあっても、マイナスになりません。どうしても働きたい本命企業であれば、気持ちを込めて、履歴書を手書きするのもよいでしょう。

パソコンで履歴書を作るための注意点

パソコンで作成するデメリットはほとんどありませんが、以下のようなことに注意してください。

１．紙は厚手・上質紙を選ぶ

一般的なコピー用紙では、履歴書には少し薄すぎるので、厚手の上質紙を用意しましょう。

２．顔写真は後から貼る

顔写真もデータで取り込むことは可能ですが、そのまま印刷すると光沢がない写真になってしまいます。
また、顔写真は「３か月以内に撮影されたもの」が一般的なルールですので、その都度、撮影して貼り付けることをお勧めします。

３．自宅のプリンターをチェック。コンビニで印刷も可能

頑張って履歴書を作ったのに、印刷がうまくいかない…ということもよくあります。
自宅のプリンターを使う場合は、きれいに印刷できるかどうかをあらかじめ、確認しておくとよいでしょう。
必要に応じてプリンターのクリーニングをしたり、インクを変えたりして準備しておきます。

もし「自宅プリンターではきれいに印刷できない」という場合には、コンビニのプリンターが便利です。
USBに履歴書データを入れて持参したり、コンビニについてから、スマホアプリを通じて印刷したりすることもできます。

４．自宅プリンターならA4サイズ２枚に印刷

コンビニ印刷であればA3サイズの印刷が可能ですが、一般的な自宅プリンターではA4サイズでの印刷となります。
履歴書を作成するときは、どのサイズで作るべきかを最初に決めておき、Wordやドキュメントのサイズ設定を行ったうえで進めましょう。

自分用に履歴書のコピーをもっておこう

履歴書を使い回すためのコピーはNGですが、面接の都度、企業に提出した履歴書を自分用にコピーしておくのはOKです。
面接官に原本を手渡した後、自分用のコピーも机の上に出して面接に臨みましょう。

履歴書データは随時更新していく

パソコンで作った履歴書は、面接が終わった後も保存しておいてください。
将来、別のバイト面接や、就職活動・転職活動でも使えます。

Wordの名前には、「202409_履歴書」などと、年月を入れておくと便利です。
また、新たに取得した資格や職歴は、随時更新しておきましょう。

パソコンで作るかどうか迷ったら、直接聞いてみるのもひとつの手！

履歴書をパソコンで作りたいけど、本当に手書きじゃなくてよいのかが気になるという方は、面接を受ける企業に「履歴書は手書き限定でしょうか。それともパソコンで作成してもよいですか」と聞いてみると安心できるでしょう。

2024年8月7日公開