新しくバイトやパートを始める時は、先輩から仕事の仕方を教えてもらう研修期間があります。


説明を聞いている時は「理解できた」「できそう」と思っても、次の日いざ取り掛かろうとしたときにすっかり忘れてしまっているということも。
今回はメモを取るコツを解説しますので、改めて確認してください。


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メモは自分のため、相手のため。


わからないことは遠慮なく先輩に聞けばよいですが、「みんな忙しそうで聞きづらい…」ということはよくあることです。
また、同じ質問を3度、4度と繰り返すと信用を失うことにもなりかねません。
メモを取っておけば自己解決できますし、自信がないときにメモを見返すことで、ミスを防ぐこともできます。


また、仕事を教えてもらう時にメモをとらないでいると、「メモも取らずに覚えられるのかな…」と相手心配させてしまうことも。
メモを取ることは自分のためではありますが、相手に安心感を与えることにもつながります。


メモの取り方


メモを取るということは簡単なように思えますが、いくつか知っておきたいポイントを以下にまとめてみます。


1.常に持ち歩ける小さいメモ帳を選ぶ

A4ノートが書きやすいという人もいるかと思いますが、どんなときにもメモ帳を携帯し、必要な時にさっと書き取るためには、ポケットに入るサイズのメモ帳がおすすめ。
仕事の説明やお客様からの要望を聞く時には、メモ帳を開くクセをつけたいものです。


2.何冊もメモ帳を持たない

業務の種類が多いと、業務内容ごとにメモ帳を分けたくなりますが、1冊ですべての情報を管理するのがベスト。
メモ帳を複数にすると、どこに何を書いたかがわからなくなったり、管理が大変になったりする可能性があります。


3.各ページの冒頭に日付や概要をかいておく

後から見返すときにわかりやすいよう、各ページの上部には日付と概要を書いておきましょう。
例:郵便物の扱い方 ―2024年6月15日 


4.文章で書きとらず、ポイントだけをメモする

メモをとるときは、大事なポイントだけを書き取ることはもちろん、漢字や英語のつづりがわからない時や画数の多い漢字などは、カタカナやひらがなで書いたり、文章ではなく単語で記したりと、なるべく「書く」労力を省くようにしてください。
自分なりに、どうすればわかりやすく、かつ手短にメモをすることができるか工夫をしてみましょう。


5.重要な情報は赤字などで目立たせておく

日時や人の名前、値段など、間違えてはいけない重要な情報を記憶に頼るのは危険です。
メモをする際は他の情報に埋もれないよう、色を変えて書いたり、あとから色のついたペンで下線を引いたりするとわかりやすくなります。


細かな情報を間違いなく把握しておくことで、お客様や職場の人から信頼を得ることができます。


上手なメモの取り方のコツ


いざメモを見返してみると、自分でも何と書いたのかがわからなかったり、たくさんのメモの中から必要な情報が見つけられなかったりすることはありませんか?
わかりやすいメモにするために、以下のようなコツを知っておくとよいでしょう。


1.アクションが必要な項目に印をつける

仕事の説明を聞いている時に、「この説明が終わったら、ここに名前を書いておいてください」などと、「後ですること」が出てくるかもしれません。
たくさんメモを取るとやるべきことが埋もれてしまいがちですから、「あとから対応が必要な情報」に印をつけておくとわかりやすいですし、ミスが防げます。以下の例では「★」印をつけます。


例:リーダーに自分の電話番号を伝える事 ―★


2.後で聞きたいことに印を付ける

仕事の説明を聞いていると、質問したいことが出てきます。
その場で聞ければよいですが、後でまとめて聞きたい場合は質問内容をメモし、あとで手際よく質問できるように印をつけておくとよいでしょう。
この時、前述の「アクションが必要な項目」とは違う印をつけて区別してください。以下の例では「●」印をつけます。


>例:マニュアルがある場所を確認する ―●


3.書き取る情報量が多い時は録音もしておく

仕事の手順など細かい説明を聞くときは、スマホのボイスレコーダー機能で録音しながらメモを取ると安心です。
音声を書き起こしてくれるスマホアプリを活用するのもよいでしょう。


ただし、人の話を録音する場合には、「後で聞き返したいので、録音してもよいですか」と断ることも覚えておいてください。


4.後で書き足せるように余白を残しておく

研修が終わった後、実際に仕事始めると自分なりに覚えておきたいポイントが出てきます。
あとからメモを書き足せるよう、最初から余白を残してメモをしておくと便利です。


5.メモがたまってきたら定期的にまとめる

日々のメモが溜まってきたら、項目に分けてまとめてみたり、イラストや補足情報を加え、より分かりやすく書き直したりすると有益です。


わかりやすくまとめることができたら、後輩を指導する立場になった時にも活用できます。


6.紙のメモ帳だけでなくスマホアプリやパソコンなども活用して

可能であれば、スマホアプリのメモ帳やパソコンを使うとよいでしょう。
素早くメモをすることができるほか、キーワードで検索できるというメリットがあります。


メモは時々見返すことが大切


その時々でメモしたことは、時間がたつと情報が古くなっていることもあります。
読み返していると、日頃忘れがちなことを思い出し、復習になるというメリットも。メモ帳は時々見返して、情報をアップデートしたり、日々の業務を見直したりする機会を作ってみてください。


2024年4月16日公開


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<ライター>

坂口弥生(さかぐち・やよい)
外資系企業、IT企業、ベンチャー企業などにおいて、採用・研修から人事制度設計まで、約10年にわたる人事全般のキャリアをもつ。現在はWEB系の会社を経営するかたわら、スペインにある学費が15万円/年~の公立大学や、1週間から留学可能な語学学校の紹介をするなど、子どもから大人までの学習支援を行っている。

WEB事業:https://dy-planning.net/
留学サポート Go Global:https://go-global.info/


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