バイトでシフト希望を提出したものの、急遽スケジュールが変わってしまい、シフト変更をお願いしなければならないケースもあるでしょう。


しかし、どのような場合なら変更をお願いしても良いのか、具体的にどのようにお願いすれば良いのか迷う人も多いのではないでしょうか。


本記事では、シフト変更をお願いしても良いケースや、変更をお願いするときのポイントを解説します。
具体的な例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。


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シフト変更をお願いしても良いケース


シフト変更をお願いしても良いケースは、基本的に緊急性・重要性が高く、やむを得ない場合と考えておきましょう。


職場によっては、1人抜けるだけで業務が回らなくなったり、代わりが見つからず迷惑がかかったりする可能性があるためです。
シフト変更をお願いしても良い具体的なケースは以下のような場合です。


・学校行事や進路に関わること
・家族の病気や引っ越しなど、突発的でイレギュラーな出来事



変更の理由は正直に伝えるべきですが、緊急性・重要性が伝われば十分なので、プライベートに踏み込みすぎた細かなことまで伝える必要はありません。


シフト変更をお願いするときの4つのポイント


シフト変更をお願いするときは以下4点を意識しましょう。


1. できる限り早く伝える

シフト変更のお願いをしなければならないことが判明したら、できる限り早く上司やシフト担当者に伝えましょう。
相手はその連絡を受けた直後に、代わりを探すか既存の人数で業務を回すかを判断して調整する必要があるためです。


伝え方は職場によってルールが異なりますが、可能なら会って伝えた方が誠意が伝わりやすいでしょう。
すぐに会えない場合はスピードを重視し、他の手段でできる限り早く伝えることが大切です。


2. 理由は要点を絞って正直に

シフト変更をお願いする理由は正直に、要点を絞って伝えましょう。
相手は「やむを得ない理由かどうか」と、「いつのシフトに穴が空くのか」の2点を知りたいためです。


プライベートに踏み込みすぎた細かな事情まで話す必要はありませんが、やむを得ない事情であることはしっかり伝える必要があります。


なお、変更理由で嘘やごまかしは避けるのが無難です。
万が一バレてしまったときに、せっかく築いてきた信頼関係をくずしかねないからです。


3. 可能な範囲で埋め合わせを提案する

必須ではありませんが、埋め合わせを提案できると変更のお願いを受け入れてもらいやすいでしょう。
自分の都合だけではなく、職場の状況や他のスタッフを気遣っていることが伝わるためです。


たとえば、「今回変更していただく代わりに、他に人手が足りない日はありませんか?」や、「今◯◯さんに代わってもらえないか確認しています」などの提案ができると好印象です。


必ずしも上記のようなことをする必要はありませんが、穴をあけてしまう代わりにできる限りのことをしようとする姿勢は好印象です。


4. シフト変更はあくまで「相談」

シフト変更のお願いはあくまで「相談」であることを理解しておきましょう。
シフト変更は個人的な都合であり、それによって他の人にも手間をかけてしまうためです。


「この日は出られないので休みます」という一方的な主張は、ネガティブな印象を与えかねないため注意が必要です。


「迷惑をかけて申し訳ないが、やむを得ない事情なのでシフトを変更の相談をしたい」というスタンスで臨み、希望通り変更してもらえたらきちんとお礼を伝えましょう。


【手段別】シフト変更をお願いする際の例文


シーン別にシフト変更をお願いする際の例文を紹介します。
どのようなシーンでも、「挨拶+変更内容と理由+お詫びの言葉」という構成が基本です。


なお、連絡手段は臨機応変に使い分けましょう。
たとえば、当日連絡の場合はLINEやメールでは気づかれない可能性があるため、電話連絡が確実です。電話+メール・LINEとダブルで連絡を入れると尚良いでしょう。


・メール・LINEなど文章で伝える場合

メール・LINEなどの文章でシフト変更をお願いする場合は、話し言葉よりも丁寧な言い回しを心がけましょう。
文章は感情が伝わりにくく、同じ意図であっても言葉の使い方によって印象が異なるためです。


また、ある程度時間が経っても返信がない場合や既読がつかない場合は、電話で確認するのもひとつの方法です。


【例文】
「〇〇店長、お疲れさまです。アルバイトの◯◯です。
〇月〇日〇時~〇時のシフトですが、お休みにさせていただくことはできないでしょうか?
急遽(場所)の親戚の家に行かなければならなくなってしまったためです。
もし他にお困りの日があれば代わりに出ることも可能です。
ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありませんが、何とぞよろしくお願いします。」


・直接会って伝える場合

直接会って伝える場合は、担当者が忙しくないタイミングを見計らって「今、少しお時間よろしいですか?」と声をかけて時間を作ってもらいましょう。


【例文】
「お疲れさまです。お忙しいところすいませんが、今お時間少しよろしいですか?
〇月〇日〇時~〇時のシフトですが、急遽(場所)の親戚の家に行かなければならなくなってしまったので、お休みにさせていただくことはできないでしょうか?」


(変更を了承してもらえたら)
「ありがとうございます。大変助かります。
もし他にお困りの日があれば代わりに出ることも可能なのでお声がけください。」


・電話で伝える場合

電話で伝える場合は、メールやLINEと併用するのがおすすめです。
口頭だけでは、日時等の伝達間違いや、「言った・言わない」のトラブルを防ぐためです。


【例文】
「◯◯店長、お疲れ様です。アルバイトの◯◯です。
このタイミングで大変申し訳ないのですが、シフト変更のお願いをしたくお電話させていただきました。
〇月〇日〇時~〇時のシフトですが、急遽(場所)の親戚の家に行かなければならなくなってしまったのでお休みにさせていただくことはできないでしょうか?」


(変更を了承してもらえたら)
「ありがとうございます。大変助かります。
お伝えしたことと同じ内容になりますが、念のためメールでもお送りしておきます。
もし他にお困りの日があれば代わりに出ることも可能なのでお声がけください。」


まとめ:シフト変更は相手への配慮を忘れずに


どのようなケースであれ、シフト変更は職場全体や他のスタッフに何かしらの影響を与えてしまいます。
タイミングや職場の状況によっては、さまざまな人に迷惑がかかってしまうこともあるかもしれません。


調整の手間などを最小限に抑えるためには、できる限り早く、要点を絞って正直に理由を話し、相談ベースで伝えることが大切です。
丁寧に伝えることを心がけつつ、変更を聞き入れてもらえた場合はしっかりお礼を伝えましょう。


2024年4月3日公開


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<執筆>

DOMO+編集部

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