会社役員や弁護士など忙しく働く人を支える秘書は、多くの人から憧れを集める職業の1つです。


しかし、「秘書になるには特定の資格や働く業界に関する知識が必要なのでは?」「秘書の求人はどこにある?」という疑問を持っている人もいるでしょう。


今回は、秘書になるにあたって資格は必要なのか、どのような職場で求人が出ているのかなどについて解説します。
秘書の仕事内容や向いている人の特徴も紹介するので、ご確認ください。


秘書になるには?資格や職場を解説


まずは、秘書になるにはどうすれば良いのか資格や求人探しの点から解説します。
職場ごとの秘書の違いも紹介しているので、しっかり確認していきましょう。


・必須の資格はない|あると有利な資格も紹介

職場や仕事にもよりますが、基本的に秘書になるために必須の資格はありません。
未経験可としている求人も多くあります。


ただし、以下の資格があると秘書としての基礎的なスキルや知識があることをアピールできるため、採用に有利になる可能性があります。


秘書技能検定試験
ビジネス実務マナー検定
CBS(国際秘書)検定

秘書技能検定試験では、秘書としての業務スキルや振る舞い、マナーなどを学びます。
迷ったらまずこの資格を取得することがおすすめです。


外資系企業や国際的に活躍する日系企業の秘書を目指す場合は、バイリンガル秘書としてのスキル・知識を証明できるCBS検定の受検を検討してみてください。


・秘書の求人が出ている職場は?

秘書のポストがある主な職場としては、以下が挙げられます。


一般企業:役員の秘書
法律事務所:弁護士の秘書
クリニックや病院:医師の秘書、医局秘書
議員事務所:公設秘書、私設秘書

秘書になるには、上記の職場の求人を探してみることがポイントです。


なお、先述の通り秘書に必須の資格は基本的にありません。しかし、例外として議員事務所の公設秘書のうち政策担当秘書になるには、特定の資格または実績などが必要です。


・派遣社員として秘書になる方法もある

秘書を必要としている職場の中には、派遣社員を秘書を雇っているところもあります。
よって、派遣会社に登録して秘書になることも1つの手です。


派遣秘書なら一定の契約期間ごとに職場が変わるため、さまざまな業界・人の秘書として経験を積めます。
紹介予定派遣なら正社員登用も期待できるため、初めから正社員として秘書になるのは難しいと感じている人にもおすすめの方法です。


秘書の仕事内容は?


秘書の仕事というと企業の役員や弁護士、医師などのサポートというイメージを持たれがちですが、具体的な仕事内容としてはどのようなものがあるのでしょうか。


ここでは、秘書の一般的な仕事内容を3つ解説します。


・スケジュール管理・各種手配

秘書の仕事内容としてまず挙げられるのは、担当する相手のスケジュール管理とそれに伴う各種手配です。


商談や接待、出張のなどのスケジュールを、重複しないよう調整します。
そしてスケジュールが決定したら、以下のような手配をするのです。


交通手段の確認、乗車券などの手配
接待時の飲食店の予約
接待相手や商談相手への手土産の用意

・電話・メール対応

秘書は、担当する相手宛の電話やメールにも対応します。


企業の役員や議員などには日々多くのメールが届きますが、本人は多忙であるためすぐに確認できないことがあります。
中には対応する必要のないメールもあるものです。


そこで、メールの一部は秘書が代わりに返信したり、本人が確認・対応すべきメールを選別したりすることで、担当する相手の負担を減らすのです。


・文書作成

会議や商談で必要な資料や取引先への御礼状、弔事のはがきといった文書作成も、秘書の仕事です。


こうした文書の中には社外の人の目に触れるものも多いため、ビジネス文書の書き方をしっかり押さえておくことが重要です。


なお、御礼状や弔事のはがきなどについては、特に作成・郵送の指示が出されないこともあります。
秘書自らがタイミングを見計らって対応する必要があるのです。


秘書に向いている人の特徴は?


秘書に向いている人の特徴は、以下のとおりです。


● コミュニケーション能力がある
● 基本的なパソコンスキルがある
● ビジネスマナーが身についている
● 細やかな気遣いができる

それぞれの詳細を解説します。


● コミュニケーション能力がある

以下のようなコミュニケーション能力がある人は、秘書に向いています。


・互いに誤解や認識違いをしない、明確な情報伝達・意思疎通ができる
・相手と良好な関係を構築できる


例えば、担当する相手の意見や考えを誤解したままメールの返信を代理すると、取引に支障が生じる可能性があります。
代わりに受けた電話の内容の伝え方が悪かった場合も、同様のトラブルが起きかねません。


また、秘書は担当する相手と一緒に動くことも多いため、良好な関係を構築することも非常に重要です。


● 基本的なパソコンスキルがある

秘書の仕事では、メール対応や文書作成・スケジュール管理などでパソコンを使います。
最低でもExcelやWord、PowerPointなどが使える程度の基本的なパソコンスキルは必要です。


また、効率良く業務をこなすにはスムーズかつ正確にタイピングする能力も求められます。
パソコン操作に慣れていない場合は、事前に練習しておくことがおすすめです。


● ビジネスマナーが身についている

ビジネスマナーが身についている人も、秘書に向いています。


秘書は取引先と電話やメールでやり取りすることが多いです。
企業の役員などの代理として対応するため、失礼のないようビジネスに適した言葉遣いやマナーを押さえておくことが重要です。


加えてお中元などの対応をすることもあるため、贈答品に関する知識・マナーも求められます。


● 細やかな気遣いができる

単に秘書としてのスキルや知識があるだけでなく、細やかな気遣いができる人も、秘書に向いています。


秘書としてサポートするのは、企業の役員や医師、弁護士、議員など多忙な人であることが多いです。
時間に余裕がなかったり疲れていたりすることもあるため、相手の様子や今後の予定を考え、先回りしてさまざまなサポートをすることが求められるのです。


まとめ


秘書になるために必須の資格は基本的にありません。「秘書として働きたい」ときは、企業、医療機関、法律事務所、議員事務所を中心に求人を探してみてください。
また、直接雇用以外に、派遣社員として秘書になることも可能です。


コミュニケーション能力やビジネスマナーが身についている人や基本的なパソコンスキルがある人、細やかな気遣いができる人が特に秘書に向いています。
関心がある方は、未経験可の場合もあるので、ぜひチャレンジしてみてください。


2024年2月8日公開


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<執筆>

DOMO+編集部

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