仕事を辞める時に提出を求められる「退職届」ですが、いざ書こうとすると正しい書き方がわからないということもあるでしょう。

そこでこの記事では退職届の書き方や例文、退職届にまつわる一般的なルールも解説します。間違えると後でトラブルになることもありますので、これを機にしっかりポイントを押さえておきましょう。

まずは退職の辞を口頭で伝え、就業規則や社内のルールを確認する

退職を決意した場合、退職届を出す前にまずは口頭で直属の上司に伝えてください。

直属の上司ではない人に伝えたり、いきなり退職届を出したりすることは失礼な印象を与えてしまいかねません。

法律では「退職日の2週間前までに申し出る事」とありますが、会社によって就業規則で「1か月前までに退職届を出すこと」などと決められていることがあります。

口頭で相談した際に、「退職届はいつまでに出す必要があるか」と確認するとよいでしょう。

知らないとトラブルになることも！退職届の例文で「退職理由」の書き方をチェック

退職届を書くときに重要なのは、「自己都合」で辞めるのか、「会社都合」で辞めるのかということです。自己都合は読んで字のごとく、家庭の事情や引っ越しなど、自分の事情で辞めることを指します。

一方「会社都合」とは、会社から解雇を言い渡された時や、ハラスメントや過剰な残業など、話し合っても解決せず、自分はやめたくないのに辞めざるを得なくなったケースを指します。また、契約期間満了で更新されない場合も、会社都合退職です。

会社都合の場合、本来退職届を出す必要はないのですが、就業規則に定めがある場合やトラブルになりがちな場合は、退職希望日や退職理由などを明記した書類を残したほうが良い場合もあります。

退職届に書く「退職理由」について、その書き方を見てみましょう。

【自己都合の場合】

理由を詳細に書く必要はなく、「一身上の都合により」と書くのが一般的です。

【会社都合の場合】

「雇用契約満了により…」「解雇通知により…」などと、会社都合であることが分かるように理由を簡潔に書きます。

会社都合の場合は絶対に「一身上の都合により」と書いてはいけません。自己都合と捉えられる文言を書いてしまうと、会社都合なのに自己都合退職としてみなされます。

自己都合で退職すると失業保険をもらう際に3ヵ月待つ必要があるのですが（待期期間）、会社都合の場合はこの待期期間がなく、すぐにもらえることがあります。

退職届に「一身上の都合により」と書くとハローワークで「自己都合」と認識され、本当は会社都合ですぐに失業保険を受け取れるところ、3ヵ月間待たされるということになりかねません。

【退職理由にまつわる注意点①】

会社が指定した退職届にサインをする場合は、元から「一身上の都合により」と書かれている場合があります。

その際は二重線で取り消し、会社都合としての理由を記載してください。取り消し線を引いた場合は、二重線の上に押印します。

【退職理由にまつわる注意点②】

会社としては「会社都合の退職者」を出すと様々な不都合が生じるため、できるだけ「自己都合で退職」に持ち込もうとする可能性があります。

会社から「一身上の都合によりと書いてください」と言われても、決して書かないようにしてください。

もしどうしても書かざるを得なかった場合は、失業保険手続きの際にハローワークで事情を説明しましょう。ハローワークの方で調査をし、会社都合に変更してくれることもあります。

退職届の書き方と例文

退職届は手書きで縦書きが一般的ですが、最近ではパソコンで、横書きで作成することもあります。

用紙サイズはB5サイズが一般的でしたが、パソコンで作成するケースが増え、家庭に常備してあるA4サイズも多くなりました。黒色のボールペンや万年筆を使うようにし、消えるタイプのペンは使用しないようにしてください。

手書きの場合は罫線入りの白い便せんを選びます。パソコンで作成する場合は、コピー用紙で構いません。

以下に、実際の書き方や例文をご紹介します。

【退職届の例文：縦書きの場合】

退職届を縦書きで書く場合の例文をご紹介します。

1行目：「退職届」という文字は中央に寄せて書きましょう。
2行目：「私事、」とは謙譲語で、へりくだっていることを示すために紙の下のほうに寄せて書きます。
5行目：年月日を下部に記載
6行目：自分の名前を下部に記載し、印鑑を押します。
8、9行目：会社名や相手の名前は尊敬を示すため、「このたび…」と同じく、一番上から書き始めます。

【退職届の例文：横書きの場合】

次に、横書きで書く場合の例文と書き方です。縦書きと異なり、横書きの文書では名前や日付を先に書いたり、最後に「以上」を入れたりというルールがあります。

1行目：「退職届」という文字は中央に寄せて書きましょう。
2行目：年月日は右寄せで記入します。
3行目：所属の企業名を正式名称で書きます。
4行目：代表取締役の名前を書き、「様」を敬称につけます。
※「殿」の使用には賛否両論ありますので「様」が無難です。
5行目：自分の名前を右寄せで書きます。名前の右側には印鑑を押しておきましょう。
6行目：一行、改行します。
7行目：右寄せで「私事、」と書き始めます。
8行目～：本文を記載します。
最後の行：右寄せで「以上」と記します。

退職届の封筒に関する注意点

退職届を入れる封筒にも決まりがあります。封筒は便箋と同じく白いものを用意し、茶封筒や柄入りのものは避けてください。

できれば中身が透けない二重になった封筒がベストですが、一重の封筒でも構いません。

退職届は三つ折りにして封筒に入れます。

封筒の表には「退職届」、裏には左下に部署や氏名をフルネームで記載します。

郵送で提出する場合、この封筒に住所を書くのではなく、退職届の封筒を郵送用の封筒に入れて送りましょう。

まとめ

退職届は正式な文書とみなされます。間違いがないよう上記退職届の例文を参考にし、スムーズに退職手続きを進めてください。

2023年1月23日公開

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