やっとパートの採用通知を受け取ったのに、「家庭の事情で急に働けなくなった」などということもあるでしょう。辞退時のマナー、あなたは大丈夫ですか?



パート採用を辞退するなら「電話&メール」がベスト



何よりもまず、「なるべく早く連絡をする」ことが重要です。メールではなく、電話で採用してくれたことへのお礼と、辞退となったことへのお詫びを伝えます。


時には担当者がなかなかつかまらないということもあるでしょう。何日もあいてしまうようであれば、まずメールでお知らせし、その後お電話をするというように、臨機応変に対応してください。


電話で辞退を伝えた際も、後からメールでも送っておきましょう。「辞退の連絡をした・しなかった」というトラブルになった場合に備え、重要なことはメールなどの書面で残しておくと安心です。



パート採用で納得してもらいやすい辞退理由とは



辞退理由は詳しく言わなくてもかまいませんが、もし「辞退の理由を聞かせてもらえますか?」と聞かれた場合に備え、簡潔に述べられるように用意しておいてください。


例えば、より時給の高いパートが決まった場合、全てを正直に言う必要はありません。「大変申し上げづらいのですが、他社で採用となったことが理由です」などと、大人の対応でOKです。


理由が伝えづらい場合は、「個人的な事情で詳しくはお伝えできず、申し訳ございません」などと伝えましょう。



パート採用を辞退する際の電話マナーと会話例



辞退電話に限りませんが、会社に電話をする場合は、相手が忙しいであろう時間を考慮します。飲食店ならランチ・ディナー時間やその前後、事務職であれば朝礼や昼休み時間などをさけて連絡してください。静かな環境で、落ち着いて話せる時にかけるようにしましょう。


単にお詫びをするだけでなく、面接前の連絡から面接当日の対応、その後の比較検討に労力と時間を費やしてくれた相手に対し、感謝の気持ちを忘れないようにしてください。


【電話例】


・取り次いでもらう時
「お忙しい時間に申し訳ありません。先日面接で合格の連絡をいただいた神田花子と申します。採用担当の静岡様をお願いできますでしょうか。」


・担当者と話すとき
「先日は採用通知をいただきまして、ありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、今回の採用を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。静岡さまには面接時からお時間を割いていただきましたのに、ご迷惑をおかけして申し訳ありません。」


・辞退理由が言えない時
「個人的な事情により理由をお伝えできず、申し訳ございません。」



メールで採用辞退を伝える時の文例



電話がつながらない場合や、どうしても電話で話せない事情があるときは、メールでの連絡をすることになります。本来は電話で伝えるべきということを念頭において対応してください。


【メール文例】

株式会社DOMO
人事部 静岡さま

お世話になります。神田花子です。
先日は採用通知のご連絡をいただきまして、ありがとうございました。

私から面接を希望し、せっかくご縁をいただきましたのに大変申し上げにくいのですが、諸事情により、採用を辞退させていただくことになりました。
静岡さまには面接前からお世話になり、感謝しております。また、今回の辞退によって、関係各所にご迷惑をおかけすることになり、心よりお詫び申し上げます。

本来であれば直接お伺いし、ご説明とお詫びをお伝えすべきところですが、まずは書面にて失礼させていただきます。

末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。
神田花子



採用辞退もオトナのマナーで


これまでメールでやり取りをしていたとはいえ、素っ気ないメールで済ませるのは大人のルールに反します。面接官とどこかでばったり会っても恥ずかしい思いをしないよう、誠実な対応を心がけましょう。


<ライター>

坂口弥生(さかぐち・やよい)
1週間45000円からできる留学サポートGo Globalを運営。採用・研修から人事制度設計まで、約10年にわたる人事全般のキャリアをもつ。特に大学生やフリーターの方には留学後の就活相談に乗ることも多く、自己分析などのお手伝いも行っている。

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