「バイト先に履歴書を郵送するなんて、誰にでもできる」と軽く考えている人がいますが、意外と見逃していることがたくさんあります。届いた郵便物を見た時点で常識があるか、丁寧かどうかを採用担当者は見ています。まずは「常識」の部分から見ていきましょう。

履歴書を受け取る相手にお金払わせてない? とっても恥ずかしい「切手不足」!



時々あるのが「切手が足りず、採用担当者が残金を支払う」という事件。丁寧にクリアファイルに入れて送ってくれるのは良いのですが、A4サイズを送った場合は82円では届きません。これは恥ずかしいばかりでなく、相手に迷惑をかけることになるので十分気を付けたいところです。

このミスを避けるためには、ポストに投函するのではなく、郵便局の窓口から送ること。料金をきちんと計算してくれるので安心です。

【参考】定形郵便物・定形外郵便物のサイズ・重さについて - 日本郵便株式会社

郵送物の宛名は正しく書く-「様」と「御中」を使い分けよう




年賀状などは「●●様」と書けばよいので簡単ですが、例えば「ABC株式会社人事部」に郵送する場合と、「人事部D様」に出す場合では継承の使い方が違います。

どのように書けばよいか不安がある人は、これを機にしっかり覚えておきましょう。

【宛名の書き方】
・企業名、部署名のみの場合は「御中」と書く
 ABC株式会社 人事部御中

・担当者の名前がわかっている場合は最後に「様」をつける
 ABC株式会社 人事部 D様


このように、担当者名がわかっている場合はいつもと同じように「様」を、個人名がわからない場合は企業名の後に「御中」をつけます。

募集要項を良く確認し、担当者名が書かれてある場合はその方宛てに送りましょう。企業名は「株式会社ABC」「ABC株式会社」のように、「株式会社」が前につくか後につくかも会社によって決まっていますので注意してください。

バイトの履歴書など「公式な郵送物」では社名や住所を省略しない



履歴書のように正式な文書や封書では、省略された表現を用いないことを肝に銘じておきましょう。例えば社名は「(株)ABC」と省略する方法もありますが、きちんと「株式会社」と明記します。また、住所は郵便番号を書いても必ず「東京都」という都道府県から書きましょう。

封筒の裏には差出人の情報を。表には「履歴書在中」と赤字で書く



封筒の裏には誰が送ったものなのかがわかるよう、自分の住所、氏名を書きましょう。常識的なことですが、意外と忘れる人が多いようです。

また、受け取った人が「履歴書が入っている重要な郵便物だ」とわかるように、赤字で「履歴書在中」と書いておくことも必要です。

次に、「丁寧さ」がみられる点を見ていきましょう。

丁寧ポイント1:履歴書がクリアファイルに入っている



郵送途中で雨や衝撃から履歴書を守ってくれるのが「クリアファイル」です。

履歴書や証明写真にもお金がかかるので、クリアファイルまで買う余裕がないという方もいるでしょう。

しかし、きちんとした書類が届くと企業側も丁寧に対応しようという気持ちになるものです。余裕があれば、クリアファイルにカバーレター、履歴書を入れて送ると丁寧さが伝わってきます。

ちなみに履歴書を3つ折りで送る方もおられますが、折らずに送るのが正式です。

丁寧ポイント2:カバーレター(ヘッドレター・添え状)が添えられている



封筒に履歴書だけ入れてくる人がいますが、それだけだと「送りつけてきた」という感じがしてしまい、本来は失礼に当たる行為です。

しかし、アルバイトならカバーレターをつけない人も多いので、つけておくと「丁寧な対応ができる、常識ある人だな」と好印象を与えるはず。社会人になればカバーレターは必ずつけるものですから、今から正式な方法を覚えておいて損はないでしょう。

カバーレターの役割は「一言ご挨拶をする」「いつ、誰が、何を送ったのかがわかるように書類の内容を明記する」ということです。以下のように作成してみてください。

・右上に右揃えで日付

・左上に左揃えで先方の会社名・部署名・担当者名

・日付の下、右揃えで自分の住所・電話番号・名前

・行をあけて「拝啓」からはじまり、「敬具」で終わる文章
※Wordが使える方は「挿入」→「テキスト」→「あいさつ文」でテンプレートが選べます。
・「記」という文字を中央に

・その下に同封した書類の名称を箇条書きで明記(例:履歴書1部)

・次の行に右揃えで「以上」



添え状をダウンロードする

カバーレターをワードで作成して送ることができれば、「この人はワードも使いこなせるのだな」というアピールにもなって、一石二鳥です。

丁寧ポイント3:時間をかけて真剣に書かれた文字



字がきれいであるに越したことはありませんが、文字が美しいかどうかということよりも「丁寧に書かれているかどうか」が重要です。不思議なもので、時間をかけて丁寧に書いた文字は、誠意が伝わり、誠実な人柄を連想させます。

もし文字を間違えてしまったら、履歴書がもったいないかもしれませんが、最初から書き直しましょう。修正テープで消すのは見た目にも美しくなく、よい印象を与えません。

まとめ


バイト先に履歴書を郵便で送る、という単純なことでもこれだけ気を付けるべきことがあるものです。これらは面接時のみならず、一般常識として知っておくべきことですので、機会があるごとにきちんルールを確認しながら実行してみてください。

<ライター>

坂口弥生(さかぐち・やよい)
1週間45000円からできる留学サポートGo Globalを運営。採用・研修から人事制度設計まで、約10年にわたる人事全般のキャリアをもつ。特に大学生やフリーターの方には留学後の就活相談に乗ることも多く、自己分析などのお手伝いも行っている。

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