オフィスワークの代表格である事務職。必要とされるスキルや経験は、営業事務、経理事務など職種によってさまざまです。本記事では事務職と分類される職種のほか、もとめられる基本スキルについて解説します。


事務職にはさまざまな種類がある!



事務職にはさまざまな種類があります。以下に、その種類と仕事内容を紹介します。


【一般事務】

一般事務とは、事務職のなかでも基本的なオフィスワークを行う職種をいいます。来客対応や社内外で使う資料作成のほか、郵便物の仕分けや他の事務職員のサポートなどが含まれます。


一般事務では、基本特別な経験や資格は求められません。仕事が正確で期日内にきちんと仕上げることや、比較的業務範囲が広いためマルチタスクに向いている気質が重視されます。ただし、Word やExcelなどの基本スキルを必須条件とする求人は多く、また会社によっては経理や総務といった他の事務職を兼務する場合もあります。


【営業事務】

営業事務とは、社外に出ることが多い営業の補佐役として、社内でサポート業務を行う職種をいいます。電話応対や見積の作成、請求書の発行のほか、受発注データを入力したり、提案書類を作成したりします。


営業事務は、営業担当やクライアントとコミュニケーションをとりながらの業務となるため、相手の要望・悩みを汲み取ったり、言語化して整理したりといったコミュニケーションスキルも重視されます。最前線に立つよりもサポートが好きという人のほか、営業活動を支援することで会社の売上向上に関わりたいという方も、やりがいを感じられるでしょう。


【経理事務】

経理事務は、主に経理・会計にまつわる事務作業を担当します。社員の経費精算や伝票の処理のほか、月次決算・年次決算など会社の経営状態把握のためのお金の動きを記録・管理する仕事も含まれます。


未経験者を採用する場合もありますが、その場合は日商簿記などの関連資格を取得していることが必須条件となることが一般的です。経理事務の仕事は、グループ企業や上場企業など、企業規模によっても異なるため、自身のスキルに合った仕事内容かどうかを見極める必要があります。


【総務事務】

総務事務とは、備品の管理や発注、社内規定・ルールの整備、リースの契約管理や照明や空調といった職場環境の整備など、会社の運営に必要な業務を担当します。


仕事内容は一般事務と共通する部分もありますが、総務部門に所属しているため、業務範囲も稟議書などの保存といった経営に関わるものが多いのが特徴です。未経験可の募集もゼロではありません。総務事務の経験を経て労務管理や人事・経理分野にキャリアを広げる人もいます。


【労務事務】

労務事務とは、主に勤怠管理などの人事労務にまつわる業務を担当します。給与計算に必要な労働時間の計算、毎月の入退社に伴う社会保険の手続き、労働安全衛生に関連する業務などが含まれます。


労務事務は、法令を遵守し必要な手続きを遂行する必要があるため、人事労務に関わる専門知識が求められます。年末調整のように行政に提出する手続きを扱うことも多く、期日までに必要業務を終了させるスケジュール管理能力も必要です。人事部門に属するケースが一般的ですが、会社によっては一人で総務事務や採用業務と兼務することもあります。事務職のなかでも、専門スキルの高い分野といえます。


【法務事務】

法務事務とは、企業の法務部門に所属する事務職をいいます。登記や商取引に関する事務作業のほか、社内の法律相談窓口の運営といったコンプライアンス法務、弁護士と連携しながら法的な紛争対応などを行います。他にも、株主総会の運営や定款の変更なども含まれます。


契約関連の書類作成を行うため、責任の大きな仕事です。また、法律事務所で弁護士をサポートする事務職を法務事務と呼ぶ場合もあります。一般的には、法務に関する学歴や資格のほか、実務経験が求められます。


事務職で求められる知識・スキル


法務事務や労務事務など、専門性の強い職種ほど、実務経験や関連する資格・学歴が求められます。そういった専門性を除けば、事務職で求められるスキルは、PCスキルや正確性、緻密性など、ある程度共通しています。以下に、事務職で求められる基本スキルをご紹介します。


■ PCスキル

パソコンのタイピングスキルは事務職の必須条件です。さらに、Word、Excel、Powe Pointを使いこなす必要があります。最近では、SlackやChatwork、teamsなどのコミュニケーションツールを導入している企業も多く、メール・電話以外のツールに慣れていることを前提とすることも少なくありません。


■ コミュニケーション能力

社内・外の関係者と円滑にやりとりするコミュニケーション能力も、事務職として重要なスキルです。企業の売上とは直接関連しない間接部門の業務では、社員と関わる際「協力をお願いする」というスタンスになることが度々あります。年末調整の書類の重要性や、勤怠管理を正確に行う必要性など、相手に伝わる言葉に置き換えて訴えることで、スムーズに業務が進みます。


事務職では顧客や弁護士、社労士など、社外の人と関わる機会もあり、丁寧な口調や分かりやすい伝え方に気を配ることが大切です。


■ 正確性とスピード感

依頼された仕事は、正確かつスピーディーに遂行する必要があります。とりわけ、行政に提出する書類や、法律に関する手続きなどは、一つのミスが大きなトラブルに発展することがあります。必要な手順を確認してから取り掛かる段取り力や、内容をダブルチェックする慎重さが重要です。個人情報を扱うこともあるため、慎重さが大事になる場面も多いでしょう。提出期限が設定される業務も多く、スケジュール管理を行いながら、ミスのないように仕事を進める必要があります。


まとめ


事務職の種類によっては専門性や実務経験が求められるものもあります。事務職への転職を考える際は、自身の経験や経歴と照らし合わせながら、応募先を選びましょう。その際、PCスキルなど事務職に求められる基本スキルを確認しておくことが大切です。


事務職は、労務や総務など、専門性と掛け合わせてキャリアを積むことができる職種です。未経験OK、派遣・アルバイトといった求人を入り口として、事務職にチャレンジしキャリアアップしていくのもおすすめです。


2022年11月11日公開


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DOMO+編集部

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